Purchase to pay automatisering begint met e-facturatie en lef

Binnen bedrijven leeft nog weleens de opvatting dat het purchase to pay proces al modern is georganiseerd omdat men facturen digitaal verwerkt. Jeroen Rozeboom, Sales Director ICreative: ‘Veel organisaties hebben de papieren factuur vervangen voor een PDF-factuur. Maar dat is niet voldoende. Dan zijn er nog steeds mensen die handelingen uitvoeren om een factuur te verwerken: data overtypen, toch weer uitprinten, voorleggen aan collega’s, et cetera.’ 

DATA IS DE NIEUWE OLIE

De meerwaarde van de PDF-factuur ten opzichte van de papieren factuur is dus beperkt. Tenzij de informatie op de factuur met “scan & herken” software wordt getransformeerd naar een databestand. Echter, een originele factuur in de vorm van data zet een digitale transformatie in gang binnen finance-afdelingen. Jeroen: ‘Data is de nieuwe olie, is een veelgehoord credo binnen het bedrijfsleven. En dat klopt ook. Data is immers een essentieel ingrediënt in automatisering van bedrijfsprocessen.’

Hij vervolgt: ‘Wij zetten de software van Basware in om facturen in de vorm van een databestand, e-facturatie dus, automatisch te valideren met crediteurenstamgegevens uit een ERP-systeem, te coderen, en volautomatisch te matchen met de bestelling die aan de factuur vooraf ging.’ De Basware software maakt dit mogelijk en dwingt goedkeuring van een bestelling door de juiste mensen af. ‘Als de factuurregels vervolgens overeenkomen met de orderregels, dan kan de factuur direct worden verwerkt en ter betaling worden aangeboden. Straight-through processing dus. Facturen die niet aan de vereisten voldoen worden automatisch geretourneerd naar de leveranciers onder opgave van redenen. Zonder tussenkomst van mensen’, aldus Jeroen.

STANDAARDISATIE IS DE SLEUTEL

Voordat meer controle op (indirecte) bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces kan worden verkregen, moet de data wél kloppen. En daar ligt volgens Jeroen misschien wel de belangrijkste horde voor bedrijven. ‘Leveranciers leveren hun facturen niet allemaal op dezelfde manier aan. Zowel de vorm (papier, PDF, XML) als de inhoud verschilt van elkaar.’ Die moeten, mede door middel van “scan & herken” software, allemaal in een format worden gegoten die een organisatie kan verwerken. Dat blijft een arbeidsintensieve klus.

Onderzoek heeft uitgewezen dat 1 fte in staat is om jaarlijks gemiddeld 15.000 facturen op PDF-niveau te verwerken. Jeroen: ‘In eerste instantie denk je dan: mooi aantal. Maar dat is echt voor verbetering vatbaar. Bij een van de grootste e-retailers van Nederland waar wij het proces voor hebben geoptimaliseerd, verwerkt 1 fte 250.000 facturen per jaar.’

ROL VAN INTERMEDIAIR

Het zou natuurlijk mooi zijn als de standaardisatie niet door de organisatie zelf, maar door leveranciers wordt opgepakt. Jeroen: ‘Dat leveranciers hun facturen dus als e-factuur aanleveren en dan ook conform hetzelfde XML-protocol. Maar leveranciers hebben op hun beurt te maken met meerdere klanten die zo hun specifieke wensen hebben. Om deze impasse te doorbreken, nemen wij de rol van intermediair op ons.  Leveranciers sturen hun facturen naar ons, waarna wij de verschillende vormen en structuren naar één specifiek XML-bestand (e-factuur) standaardiseren, dat direct klaar is voor automatische verwerking. Dankzij onze rol kan e-facturatie dus razendsnel voor een bedrijf worden opgezet, omdat adoptie van leveranciers niet langer een vereiste is. Hiervoor zetten wij het grootste open e-invoicing netwerk ter wereld in.’