Als zzp’er zelf een VOG starten: welke aanvraagroute past bij je situatie?

Als zzp’er kom je regelmatig situaties tegen waarin een opdrachtgever om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vraagt. Maar hoe pak je zo’n aanvraag eigenlijk aan? Er zijn verschillende routes om een VOG te regelen, afhankelijk van jouw opdracht, branche en het doel waarvoor je de verklaring nodig hebt. In deze blog ontdek je welke aanvraagroutes er bestaan voor zzp’ers en hoe je bepaalt welke het beste past bij jouw situatie. Andere soorten VOG-aanvragen, zoals voor emigratie of visum, blijven buiten beschouwing.

Wat bepaalt de juiste VOG-aanvraagroute voor zzp’ers?

De route die je kiest voor het aanvragen van een VOG als zzp’er hangt sterk af van het doel waarvoor je de verklaring nodig hebt, de branche waarin je werkt en wie precies om de VOG vraagt. Een VOG is namelijk nooit een algemeen bewijs van goed gedrag dat je overal kunt inzetten. Justis, de instantie die de VOG beoordeelt, kijkt altijd naar jouw specifieke werkzaamheden, de functie waarvoor je de VOG aanvraagt en de organisatie die de verklaring verlangt.

Het belangrijkste onderscheid bij de aanvraag is dus niet of je werknemer of freelancer bent, maar welke opdracht of functie centraal staat. De woorden ‘freelancer’ of ‘zzp’er’ veranderen de procedure niet: het is vooral van belang dat jouw werkzaamheden en het beoogde doel van de VOG duidelijk zijn. Je kunt niet zomaar een algemene VOG aanvragen zonder concreet doel of opdracht. Ook als je als zzp’er werkt, moet je dus altijd rekening houden met de eisen van de opdrachtgever of het platform waarvoor je aan de slag wilt.

Daarnaast bepaalt de branche waarin je werkt of je zelf digitaal een aanvraag mag starten bij Justis, of dat je juist afhankelijk bent van een opdrachtgever of intermediair. Zo mogen alleen zzp’ers in de zorg, financiële of juridische dienstverlening rechtstreeks bij Justis een digitale aanvraag indienen. In alle andere situaties ben je aangewezen op een digitale aanvraag via de opdrachtgever, een intermediair, of eventueel een papieren aanvraag bij de gemeente.

Rechtstreeks digitaal aanvragen bij Justis: alleen voor drie werkgebieden

Werk je als zzp’er in de gezondheidszorg, financiële of juridische dienstverlening? Dan heb je de mogelijkheid om rechtstreeks digitaal een VOG aan te vragen bij Justis. Dit is een uitzonderingspositie ten opzichte van andere branches, waar je meestal afhankelijk bent van een opdrachtgever of tussenpartij. Voor deze drie werkgebieden heeft Justis de aanvraagroute speciaal opengesteld, omdat zzp’ers hier vaak zelfstandig opdrachten uitvoeren en zelf verantwoordelijk zijn voor het aantonen van hun betrouwbaarheid.

Om een rechtstreekse digitale aanvraag te doen, heb je een concreet werkdoel nodig: de VOG moet aantoonbaar bedoeld zijn voor jouw eigen onderneming en de werkzaamheden die je uitvoert. Je kunt dus niet zomaar een VOG aanvragen als ‘algemeen bewijs van betrouwbaarheid’. Zonder een duidelijke opdracht of functieomschrijving accepteert Justis je aanvraag niet. Het is verstandig om vooraf goed te controleren welke eisen jouw (toekomstige) opdrachtgevers stellen aan de VOG, zodat je het juiste screeningsprofiel kiest.

Tijdens de aanvraag bij Justis moet je aangeven voor welke werkzaamheden en welk doel je de VOG nodig hebt. Je vult het bijpassende screeningsprofiel in, dat aansluit bij de risico’s die horen bij jouw functie of branche. Denk bijvoorbeeld aan het profiel ‘zorgdragen voor kwetsbare personen’ als je in de zorg werkt, of ‘financieel beheer’ als je opdrachten in de financiële sector uitvoert. Het is belangrijk dat deze informatie klopt, want Justis beoordeelt jouw aanvraag op basis van deze gegevens.

Naast het invullen van de juiste gegevens heb je ook je DigiD nodig om de aanvraag af te ronden. Na het indienen beoordeelt Justis of er bezwaren zijn op basis van jouw justitiële verleden in relatie tot de opgegeven werkzaamheden. De verklaring ontvang je digitaal als de aanvraag volledig digitaal is verlopen. Werk je niet in een van deze drie sectoren, dan is deze aanvraagroute niet beschikbaar en zul je voor een andere optie moeten kiezen.

Via opdrachtgever of platform: de meest voorkomende route

Voor de meeste zzp’ers is de bekendste route om een VOG aan te vragen via een opdrachtgever of een platform waarvoor je werkt. Dit betekent dat niet jijzelf, maar de organisatie waarvoor je een opdracht uitvoert de aanvraag digitaal voor je klaarzet. Jij ontvangt vervolgens een melding en rondt het proces af met je DigiD. Dit is vooral gebruikelijk in sectoren buiten de gezondheidszorg, financiële of juridische dienstverlening.

Deze werkwijze heeft als voordeel dat je zeker weet dat het juiste screeningsprofiel en de correcte gegevens zijn ingevuld. De opdrachtgever vult namelijk het organisatiedeel in, inclusief de bedrijfsnaam en de functieomschrijving waarvoor de VOG wordt aangevraagd. Dit voorkomt misverstanden achteraf, bijvoorbeeld over welke organisatie op de verklaring moet staan of welke werkzaamheden je precies gaat uitvoeren.

Let goed op: als je via een bureau of platform werkt, is het verstandig om vooraf schriftelijk te laten bevestigen welke organisatie in de aanvraag moet worden genoemd. Dit voorkomt dat een VOG achteraf niet wordt geaccepteerd omdat bijvoorbeeld de verkeerde opdrachtgever of functieomschrijving is ingevuld. Sommige eindklanten stellen namelijk strikte eisen aan de vermelding van hun naam of aan de beschrijving van de functie waarvoor je wordt ingezet.

Het afhandelen van de aanvraag via deze route is relatief eenvoudig. Je volgt de instructies van de opdrachtgever of het platform, controleert de ingevulde gegevens, en rondt de aanvraag af met je DigiD. Daarna beoordeelt Justis of je een VOG krijgt op basis van het screeningsprofiel en je justitiële verleden. Deze route is voor veel zzp’ers de snelste en meest foutloze manier om aan de juiste verklaring te komen, mits alle gegevens kloppen en je goed afstemt met je opdrachtgever.

Zelf starten met hulp van een intermediair

Niet elke zzp’er kan of wil de aanvraag voor een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) via de opdrachtgever of direct bij Justis starten. Misschien zet jouw opdrachtgever de aanvraag niet klaar, of wil je juist zelf het initiatief nemen omdat je meerdere opdrachtgevers bedient. In zulke gevallen kun je gebruikmaken van een commerciële intermediair, zoals VOG Digitaal Aanvragen. Dit soort diensten zijn vooral handig wanneer je niet precies weet welk screeningsprofiel het beste past bij jouw werkzaamheden, of wanneer je extra begeleiding wenst bij het invullen van de aanvraag.

Het proces via een intermediair begint meestal online. Je vult zelf in voor welke organisatie en werkzaamheden je de VOG nodig hebt, samen met andere relevante gegevens. Als je de aanvraag voor jezelf doet, kun je dat direct aangeven in het formulier. De intermediair dient vervolgens de aanvraag digitaal voor je in bij Justis. Het voordeel hiervan is dat je wordt geholpen bij het kiezen van het juiste screeningsprofiel, wat belangrijk is omdat een VOG altijd functie- en doelgebonden is. Zo voorkom je dat de aanvraag wordt afgewezen vanwege een verkeerd gekozen profiel.

Let op dat een commerciële intermediair geen officieel partner is van Justis. Je betaalt naast de reguliere kosten voor de VOG ook servicekosten aan de intermediair voor hun ondersteuning en digitale afhandeling. Het is verstandig om vooraf te controleren welke kosten precies in rekening worden gebracht en of deze voor jouw situatie gerechtvaardigd zijn. Sommige platforms bieden aanvullende uitleg of begeleiding bij het invullen van het aanvraagformulier, zodat je zeker weet dat je niets vergeet.

Wil je meer weten over hoe zo’n aanvraag via een intermediair werkt, of wat de voordelen en beperkingen zijn? Raadpleeg dan de freelancerinformatie van VOG Digitaal Aanvragen. Zo krijg je een goed beeld van de werkwijze en kun je voor jezelf afwegen of deze route past bij jouw situatie als zzp’er. Zeker als je twijfelt over het juiste screeningsprofiel, of als je opdrachtgever niet actief betrokken is bij het aanvraagproces, kan deze route uitkomst bieden.

Papieren aanvraag via de gemeente: wanneer en hoe?

Hoewel de meeste VOG-aanvragen tegenwoordig digitaal verlopen, zijn er situaties waarin een papieren aanvraag via de gemeente noodzakelijk is. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je geen DigiD hebt, of als je aanvraag een bijzonder doel dient waarvoor digitale routes niet beschikbaar zijn. Ook wanneer je geen opdrachtgever hebt die de aanvraag kan klaarzetten en je niet werkzaam bent in de zorg, financiële of juridische sector, kan de gemeente de enige optie zijn.

Voor een schriftelijke aanvraag moet je meestal een ingevuld aanvraagformulier meenemen, inclusief het zogeheten organisatiedeel als je de VOG voor een specifieke opdracht of organisatie aanvraagt. Heb je geen opdrachtgever, dan kan een ander geldig bewijs van de aanvraagreden nodig zijn. De gemeente controleert je identiteit en stuurt de aanvraag door naar Justis. Houd er rekening mee dat de verwerkingstijd bij een papieren aanvraag doorgaans langer is dan bij digitale routes.

Na goedkeuring ontvang je de VOG altijd op papier per post. Digitale ontvangst via de Berichtenbox is alleen mogelijk als de aanvraag digitaal is ingediend. Heb je de VOG nodig voor een ander doel dan freelance werk, bijvoorbeeld emigratie of een visum, dan gelden soms aanvullende eisen. Controleer daarom altijd goed welke documenten vereist zijn en welke procedure het beste aansluit bij jouw situatie.

Nu je weet welke aanvraagroutes er zijn voor zzp’ers, kun je gericht bepalen welke het beste past bij jouw situatie. Bekijk altijd eerst de eisen van je opdrachtgever of branche voordat je een keuze maakt. Soms is een digitale aanvraag via de opdrachtgever de snelste weg, in andere gevallen biedt een intermediair of de gemeente uitkomst. Door vooraf goed te informeren voorkom je vertraging en zorg je dat je VOG-aanvraag soepel verloopt.