Declaratieproces uitgelegd – van zorgverlening tot vergoeding

Een veelgehoorde opmerking in de zorg is: “De zorg is geleverd, maar de vergoeding blijft uit.” Dat heeft vaak alles te maken met een fout of vertraging in het declaratieproces. Maar wat houdt dat proces precies in? In deze blog leggen we stap voor stap uit hoe een zorgactiviteit wordt omgezet in een vergoeding – en waarom correcte zorgadministratie daarin onmisbaar is.

Stap 1: De juiste registratie van de zorg

Alles begint met het vastleggen van de geleverde zorg. Denk aan de datum, duur, zorgverlener, type behandeling of activiteit, en – heel belangrijk – onder welke indicatie of beschikking die zorg valt. Hierbij gelden specifieke codes en formats, afhankelijk van de financiering (Zvw, Wmo, WLZ, etc.).

Een fout in deze fase (bijvoorbeeld een ontbrekende code of foutieve tijdsregistratie) kan later leiden tot een afgekeurde declaratie.

Stap 2: Controle en validatie

Voordat een declaratie verstuurd wordt, doorloopt deze meestal een controleproces. Zorgadministrateurs of systemen controleren:

• Of alle verplichte gegevens zijn ingevuld

• Of de zorg binnen het toegestane budget of indicatie valt

• Of er geen dubbele of onlogische registraties zijn

Sommige organisaties gebruiken software die deze controles automatisch uitvoert en foutmeldingen geeft.

Stap 3: Verzenden naar de juiste partij

De declaratie wordt vervolgens digitaal verzonden via een beveiligde omgeving, zoals VECOZO of het gemeentelijke iWmo-portaal. Afhankelijk van de financieringsbron gaat de declaratie naar:

• Een zorgverzekeraar (bij Zvw)

• De gemeente (bij Wmo/Jeugdwet)

• Het zorgkantoor (bij WLZ)

• Een particuliere klant of PGB-beheerder

Elke partij hanteert eigen regels, deadlines en formats.

Stap 4: Terugkoppeling en verwerking

Na het indienen volgt een reactie: de declaratie wordt (volledig of deels) goedgekeurd, of afgekeurd met een reden. Denk aan fouten in de code, overschrijding van het budget of administratieve onduidelijkheden. Afwijzingen kunnen tijdrovend zijn om te corrigeren en leiden tot vertraging in betaling.

Daarom is een goede communicatie tussen zorgverleners, administratie en financiers cruciaal.

Stap 5: Uitbetaling en rapportage

Na goedkeuring volgt de betaling. Soms is dat binnen een paar dagen, soms duurt het weken. De betaling wordt geregistreerd in de financiële administratie en vaak gekoppeld aan managementrapportages of productiesturing.

Fouten maken dit proces traag en frustrerend

Veel tijd en geld gaat verloren aan foutieve of incomplete declaraties. Bovendien verhoogt het de werkdruk bij administratief personeel én zorgverleners die gegevens moeten aanvullen. Een gestroomlijnd proces zorgt voor snellere betalingen en minder fouten.

Wil je meer grip op het declaratieproces krijgen?

Er bestaan zorgadministratie opleidingen die zich specifiek richten op het declaratieproces in de zorg. Je leert dan werken met de juiste standaarden (zoals iStandaarden of GZ321), software (zoals Intramed of Nedap) en processen.