Het belang van de juiste software voor een ideale project planning

Als bedrijf krijg je er vroeg of laat mee te maken; projecten. Je wilt iets bewerkstelligen binnen het bedrijf en daar heb je jouw medewerkers voor nodig. Of dat nu het herinrichten van de kantoortuin is of dat er een compleet nieuwe website gebouwd moet worden. Projecten zijn er in verschillende vormen en maten en daar wil je grip op hebben en houden. Daarom is het ook van belang dat je de juiste software gebruikt. Waarom? Dat vertellen wij jou in dit artikel.

Uitdagingen met projectplanning

Een projectplanning neemt uitdagingen met zich mee, want een project is vaak gelimiteerd aan tijd, het aantal medewerkers en de kosten. Je hebt een idee dat gerealiseerd moet worden, maar de grote vraag is wat je daarvoor nodig hebt en of het wel haalbaar is. Al gauw wordt er een Excelsheet uit de grond gestampt om de benodigde uren en het beschikbare budget inzichtelijk te maken, maar je komt er net zo snel achter dat een project door middel van een Excelsheet uitrollen een haast onmogelijke opgave is.

Geen overzicht

Een projectplanning is in de basis een zeer strakke planning, want een project moet binnen enkele weken of maanden worden voltooid. Om tot het einddoel te komen heb je medewerkers nodig die losse taken uitvoeren en een toereikend budget. Wanneer je met losse notities of een Excelsheet werkt is de kans groot dat je het overzicht kwijtraakt. Wie werkt aan welke taak en wanneer moet die taak voltooid zijn? Kunnen andere collega’s wel door met het project als een taak nog openstaat en blijft het budget wel binnen de vastgestelde grenzen? 

Structuur is key

Het staat buiten kijf dat structuur de sleutel tot succes is. Zeker wanneer je met een tijdschema werkt. Niet alleen jij, maar ook de projectleiders en medewerkers moeten weten waar ze staan en of het project nog op schema ligt. Je moet problemen kunnen signaleren en kunnen schalen. In zowel beschikbare manuren als het budget. Je wilt immers niet voor onplezierige verrassingen komen te staan. Daarnaast wil je ook kunnen leren van het project. Wat ging er goed en wat kan beter? Door deze learnings kun je de uitrol van toekomstige projecten verbeteren.

De juiste tooling

Geen onduidelijke en foutgevoelige Excelsheets, honderden mailtjes die iets met het project te maken hebben en gefrustreerde medewerkers aan het bureau die het overzicht zijn kwijtgeraakt. Dat bewerkstellig je alleen door de juiste tooling te gebruiken. Op de website van Timewax leer je meer over wat een projectplanning inhoudt en hoe hun tooling helpt bij het gestructureerd en efficiënt uitrollen van een project. Je komt ook meer te weten in hoe je een workflow kunt opstellen, hoe je analyses op de uitgevoerde en nog uit te voeren taken kunt uitvoeren en hoe je de tooling kunt integreren met bijvoorbeeld een CMS-systeem, de agenda’s en andere software, zoals een chatprogramma. Daarnaast kun je ook met de juiste hulp en de beschikbare API zelf koppelingen maken die je nodig hebt.